Eingangsrechnungen freigeben: fünf Regeln für einen sauberen Workflow
Wer prüft was, ab welchem Betrag, und was passiert bei Unklarheiten? Fünf Regeln, mit denen Freigaben schnell und nachvollziehbar werden.
Was ist ein ERP-System und ab wann lohnt es sich?
ERP steht für Enterprise Resource Planning. Dahinter steckt eine einfache Idee: alle Geschäftsvorgänge in einem System statt in vielen Listen.
ERP steht für Enterprise Resource Planning. Gemeint ist eine Software, die die zentralen Abläufe eines Unternehmens in einem gemeinsamen Datenbestand abbildet: Kunden, Angebote, Aufträge, Lieferungen, Zeiten, Rechnungen und Einkauf.
Das Problem mit vielen Insellösungen
In vielen kleinen Betrieben wächst die Verwaltung organisch: eine Tabelle für Stunden, ein Textprogramm für Angebote, ein Ordner für Lieferscheine, ein Postfach für Rechnungen. Jede Lösung für sich funktioniert. Zwischen ihnen wird abgetippt, gesucht und nachgefragt.
Woran Sie merken, dass es Zeit wird
- Dieselben Kundendaten stehen an drei Stellen, jeweils etwas anders
- Am Monatsende wird zusammengesucht, was abzurechnen ist
- Eingangsrechnungen liegen in Postfächern und warten auf jemanden
- Niemand weiß ohne Nachfragen, wie ein Auftrag gerade steht
Ein ERP ersetzt diese Übergaben durch einen durchgehenden Ablauf. Moderne Systeme wie Coreboard gehen einen Schritt weiter und übernehmen Routinearbeit selbst, etwa das Auslesen von Rechnungen oder das Erstellen von Rechnungen aus erfassten Leistungen.