Funktionen

Weniger Belege anfassen. Mehr erledigt haben.

Vier Bausteine, die zusammenarbeiten: Der Posteingang holt Rechnungen herein, die Workflow-Engine bringt sie zur Freigabe, der KI-Buddy nimmt Aufträge auf Zuruf an, und die Fakturierung macht aus Zeiten und Lieferscheinen Rechnungen.

A · Automatischer Posteingang

Rechnungen kommen aus dem Postfach, nicht vom Stapel.

Coreboard ruft Ihre Postfächer laufend ab, erkennt Rechnungen im Anhang, liest die Daten aus und legt sie direkt in den passenden Freigabe-Workflow. Nach der Freigabe gehen Beleg und Daten an die Buchhaltung.

Schaubild · Weg einer EingangsrechnungBeispiel: Elektro Berger GmbH · 318,40 €

1 · Postfächer Abruf

E-Mails abrufen

rechnungen@ihrefirma.at3

office@ihrefirma.at1

einkauf@ihrefirma.at0

Anhänge werden geprüft: Ist das eine Rechnung?

2 · Erkennung Auslesen

Rechnungsdaten auslesen

LieferantElektro Berger

RE-Nr.2026-1187

Datum18.09.2026

Netto265,33 €

USt 20 %53,07 €

Brutto318,40 €

Fällig02.10.2026

3 · Freigabe Workflow

Prüfen und freigeben

MHEinkaufGeprüft

SWLeitungFrei

Welcher Weg gilt, legen Sie in der Workflow-Engine fest.

4 · Buchhaltung Übergabe

An die Buchhaltung

BelegER-2026-0412

PDF + Daten✓

Übergeben 24.09.

Die Buchhaltung bekommt nur Freigegebenes, vollständig und nachvollziehbar.

Mehrere PostfächerRechnungsadresse, Office, Einkauf: alle Eingänge landen an einem Ort.

Daten statt AbtippenDie Felder werden vorbefüllt, Sie prüfen und korrigieren nur, wenn nötig.

Lückenlos nachvollziehbarVon der E-Mail bis zur Übergabe ist jeder Schritt an der Rechnung sichtbar.

B · Workflow-Engine

Freigaben, die sich nach Ihrem Betrieb richten.

Sie legen fest, wer prüft, ab welchem Betrag die Geschäftsführung freigibt und was bei Unklarheiten passiert. Fehlt etwas, schickt Coreboard eine Rückfrage direkt an den Rechnungsaussteller. Die Antwort kommt zurück in den Workflow.

Schaubild · Beispiel-Workflow EingangsrechnungFrei gestaltbar

An: buchhaltung@mayr-logistik.at Betreff: Rückfrage zu Ihrer Rechnung 2026/0934

Guten Tag,

zu Ihrer Rechnung 2026/0934 über 1.184,16 € haben wir eine Rückfrage:

Auf der Rechnung fehlt unsere Bestellnummer. Bitte senden Sie uns die Rechnung mit Bestellnummer erneut zu.

Ihre Antwort wird der Rechnung automatisch zugeordnet.

BetragFreigabestufen nach HöheBis 5.000 € reicht die Abteilung, darüber gibt die Geschäftsführung frei.

LieferantEigene Wege je LieferantWiederkehrende Rechnungen, etwa Telefon oder Miete, laufen kürzer.

RückfrageKlärung mit dem AusstellerDie Rechnung wartet, bis die Antwort da ist, und läuft dann weiter.

C · KI-Buddy

Sagen Sie es einfach. Der Buddy trägt es ein.

Der KI-Buddy unterstützt bei den täglichen Aufgaben. Per Text oder am Handy per Sprache erfasst er Arbeitszeiten, legt Kunden an, bereitet Angebote vor und erfasst Lieferscheine und Rechnungen, direkt im ERP.

KI-Buddy16:42

0:05„Trag mir heute 4 Stunden Montage bei Hofer Metall ein.“

Arbeitszeit gebucht

Kunde: Hofer Metall
Projekt: Hallenerweiterung
Datum: 24.09.2026
Dauer: 4,0 h Montage

0:04„Und einen Lieferschein über 40 Montageschienen.“

Lieferschein Entwurf

Nr.: LS-2026-0421
Position: 40 Stk. Montageschiene
Projekt: Hallenerweiterung

AnlegenÄndern

Nachricht oder Sprache …

Schaubild · Was der Buddy erledigtText oder Sprache

Sprache / Text→Buddy versteht→Vorschlag prüfen→im ERP erfasst

Arbeitszeit

Erfasse 4 Stunden Montage bei Hofer Metall für heute.Zeitbuchung 4,0 h · Projekt Hallenerweiterung

Kunde

Leg den Gasthof Sonnhof in Mayrhofen als neuen Kunden an.Kundenstamm · Gasthof Sonnhof, 6290 Mayrhofen

Angebot

Bereite ein Angebot für die Küchenelektrik im Sonnhof vor, wie letztes Mal.Angebotsentwurf auf Basis des letzten Angebots

Lieferschein

Lieferschein für Hofer: 40 Montageschienen, Baustelle Linz.Lieferschein LS-2026-0421 · 40 Stk.

Rechnung

Mach die Rechnung für Hofer Metall für September fertig.Rechnung aus 14,5 h und 2 Lieferscheinen

D · Automatische Rechnungen

Aus Stunden und Lieferscheinen wird die Rechnung. Und sie geht raus.

Coreboard sammelt die offenen Arbeitszeiten und Lieferscheine je Kunde oder Projekt, bewertet sie mit Ihren Preisen und erstellt daraus die Rechnung. Nach Ihrer Durchsicht oder automatisch wird sie per E-Mail verschickt.

Schaubild · AbrechnungslaufHofer Metall GmbH · September 2026

Arbeitszeiten offen · 4

21.09.Montage · M. Huber3,5 h

22.09.Montage · M. Huber5,0 h

23.09.Planung · S. Wagner2,0 h

24.09.Montage · M. Huber4,0 h

Lieferscheine offen · 2

0411Montageschiene 40×2240 Stk.

0418Kleinmaterial1 Pausch.

Abrechnen sammeln · bewerten · erstellen

Versendet 30.09. 08:00

Ihre Firma

RechnungRE-2026-052730.09.2026

Hofer Metall GmbH
Projekt Hallenerweiterung

Leistung	Menge	Betrag
Montage21.–24.09. · 78,00 €/h	12,5 h	975,00
Planung23.09. · 92,00 €/h	2,0 h	184,00
Montageschiene 40×22LS-2026-0411 · 6,90 €	40 Stk.	276,00
KleinmaterialLS-2026-0418	1 Pausch.	38,50

Netto1.473,50 € USt 20 %294,70 € Gesamt1.768,20 €

E-Mail an rechnung@hofer-metall.at · PDF im Anhang · Zeiten und Lieferscheine als abgerechnet markiert

Nichts vergessenJede erfasste Stunde und jeder Lieferschein landet auf einer Rechnung, genau einmal.

Sammelrechnung oder einzelnJe Kunde, je Projekt oder je Monat, wie Sie abrechnen.

Automatischer VersandDie fertige Rechnung geht per E-Mail an die hinterlegte Adresse des Kunden.

Welche Funktion spart Ihnen am meisten Zeit?

Erzählen Sie uns, wie Sie heute arbeiten. Wir zeigen Ihnen den passenden Einstieg.

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